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标题: 十二届年会之薄米之炊 [打印本页]
作者: 空气中有个谜 时间: 2021-12-13 13:37
标题: 十二届年会之薄米之炊
十二届年会之薄米之炊
大家心心念念的十二届年会于2021年11月20日完美落幕，作为主办方的20级科亲松了一口气。本人作为后勤组组长有幸参与了承办的全程，最大的感触就是太难了，穷人做点事情真是太难了。我是9月初接到秋语邀请参加年会的筹备工作，一开始我的定位就是管管组委会的财务问题，把收支搞清楚，心想这倒不是个难事。9月11日我们在合肥碰头，组委会正式成立。大家开始畅想美好的明天：无比盛大的现场，校领导斗志昂扬的演讲，学长学姐的高质量分享，科亲们精彩绝伦的演出……只有我一个人在思考：钱呢，钱从哪里来，多少钱才能完美呈现这些。接下来的二个多月，我也一直在跟“钱”斗智斗勇。
一、无从下手的预算，娃爸愿兜底
因为是线上年会，我们无法采取收会费的方式，时间又紧迫，家长自筹的可能性也不大，那么只能采取跟校外培训机构合作的方式进行，因为合作方受双减冲击，能够提供的合作资金比往年少了好几成，总舵主四月天问我这个资金够不够办一台还能说得过去的年会，我对各项可能发生的费用进行预测，预算表修改了十几次，心里还是没底，因为工作关系，我做过近二十年的预算，但这次预算是最难的，因为没有历史数据，没有任何参考项，我对年会支出项更是一无所知。娃爸看我如此纠结，立马表态，最后实在不行他来兜底，亲人啊亲人！
二、说服合作方，无理搅三分
在我为钱天天纠结四处询价的同时，四月天和流水往学校一天跑三趟，联系年会嘉宾，10月9日，她们带回来几个“史上第一次”的惊天好消息：1.校方非常支持这次年会，为表重视包校要亲自来年会作报告。2.年会改直播，学校提供平台，B站和校公众号同步进行。3.校方接受了我们关于“科学家”牌牌的建议，尽量满足大家，并希望把年会办成校招生的前奏，让更多的家长和学生关注科大。组委会当时非常雀跃，若都在合肥估计抱头痛哭了。但很快问题就出来了，合作方不干了，因为一开始是录播，相当于家长的自娱自乐行为，广告尺度能稍大，现在用学校平台直播。年会所有内容必须经过学校审核，合作方如果没有了广告的支撑，凭什么要掏合作费呢？我为了说服合作方，当时电话了一个多小时，说的我自己都差点相信广告要点到为止，不能过度宣传。唉，只是因为当时的合作款还没拿到，怕对方撤了，若撤了，我们又要重新寻找合作方，这必将又一个漫长的过程，而留给我们的时间真的不多了。好在第二天合作方回话说总部同意了我们的方案，说他们用我的观点说服了总部，真是窃喜，不会狡辩的财务不是合格的科学家啊！
三、“绑架”导演，不行也得行
因为疫情的原因，我们年会的前期方案是按录播准备的，所谓录播，我们只需要提供素材，制作公司会统一剪辑处理，年会当天直接播放即可。可是学校现在决定直播年会，这带来另外一个大的改变就是我们原先谈的制作公司用不上了，虽然招办的老师给我们提供了技术支持，但是，对于年会的总体把控是需要我们自己来完成的，就是说，我们需要一个导演来组织协调近八个小时的节目。组委会费尽心思挖到了安徽省春节晚会的总导演高导，这规格够高，但费用也够呵呵，总舵主让我去谈价格，接任务时头皮发麻，这太艰巨了，激烈的思想斗争后鼓足勇气拨通了高导电话，简单的说明来意，高导直接说他很忙，没有时间，我知道他是不想接我们这种小case,就单刀直入：我们科大家长年会是全国高校独一帜，虽然我们家长的演出水平参差不齐，但因为我们是科大家长啊，在安徽省内，只有高导您的艺术造诣和专业水准才能配得上科大，换任何人，我们都看不上，至于劳务费，我们是自筹经费，钱少。我已做好了思想准备，想反正高导不认识我，最坏的结果就是被骂成神经病，电话那头的高导陷入了沉默，我感觉有戏，就逐步加码：我们有两个要求，1.年会必须您来导2.劳务费只能是象征性的意思意思。不为别的，就因为科大在安徽，您帮我们义不容辞。挂掉电话后，我觉得我不仅仅是个神经病，更是个女流氓。唉，为了年会，孤注一掷了。好在，半个小时后高导给我回话，答应了我们的所有诉求，接下来的相处中高导用他的专业性和敬业精神一次次证明了我们的选择是正确的。
四、鲜花伴手礼，省一毛是一毛
本次年会受到了学校领导的关注和很多部门的帮助，为了给会场嘉宾和各部门老师的感谢之情，组委会给相关老师准备了鲜花和伴手礼，因为我不在合肥本地，鲜花采购这项艰巨的任务就交给了木希，木希是做实业的，平时忙，很少在Q上聊天或许大家都不熟悉她，但这次为了订到质优价廉的鲜花，她开车在批发市场转了一天。我开玩笑说鲜花省下的钱还不够这一天的油费，木希很认真的回答说，油费是自己的，鲜花省下的是组委会的，咱经费少能省一个是一个。包括后来年会排练和直播的时的会场用茶，也是木希自己从家里带来的，这些点滴的瞬间总是感动着我，也正是这些小蜜蜂的默默付出，才有了我们年会的巨大成功。
说到伴手礼，又是絮絮叨叨一大段，因为正好赶上双11，就计划着网上拍好后直接把货发到合肥，于是早早的把四月天家的地址添加到收货地址了，也是为了省下京东晚八点开抢的优惠，拍的时候也许是太激动了，竟然忘记把收货地址了为合肥了，京东不支持异城改地址，我想那重拍后退货吧，可系统显示已卖完下架重拍不了。真是一头包，算了，等收货后转寄一下吧，可等我看到物流信息时，彻底奔溃了。我的订单竟然是按数量单个小件发货的，总共20多个件。好在13日小马哥回芜了，我就想把伴手礼放在马哥车上带合肥来，可是，双11物流比较忙，我这一批的伴手礼，因为分拣的原因，全部走散了，14日马哥出发的时候，还有部分快递在路上，我是坐高铁到合肥的，所以，只能是我自己扛着剩下的一大包伴手礼坐高铁了，这也就有了大包小包进省城的保姆装扮。至今娃爸都在取笑我，为了省个块儿八毛的把自己硬生生弄成了返程农民工。
五、邮寄纪念品，什么通便宜用什么通
组委会在小腿跑细的情况下从校基金会为本次年会的参与者争取到了的丰厚的纪念品，科学家牌牌自不用多说，那九款网红打卡地的冰箱贴也是极致精美。为了把这些纪念品完好的送到科亲手上，派送问题我们也是绞尽了脑汁，这个争取在下一个专题内去写，现在还是要回到钱的问题上来。18日上午我到达水报后，立刻给相关部门的老师送去了谢意，老师们很感动，特别是基金会的老师，一边对我们要给科娃已经毕业的科学家邮寄纪念品大加赞赏，一边非常热情的帮我们联系邮政快递，还说邮政快递是校方合作单位，就用这个挺好的。我当时脑子里面无耻的闪出一个念头：基金会这是要帮我们结算快递费啊，他们肯定是有相关经费的。当时真是感动的鼻涕泡都要出来了，于是立刻给科大近邻宝负责人打电话，说我们要发邮政的，近邻宝再三提醒，邮政要比普通快递贵2-4块钱一个件。我当时就说了，无所谓，反正就是要发邮政，一副姐有钱，姐不在乎的感觉。这种开心一直延续到下午三点左右，第六感觉得不对劲，我赶紧给邮政打电话问，基金会的老师有没有说我们这个快递费从学校经费走，邮政说不知道，没听说。我意识到是我想多了，转头又给近邻宝电话说不要邮政，太贵了，在保证安全快速的前提下，什么通便宜就发什么通吧。近邻宝负责人用一句“老师您是真会过日子”化解了我的无比尴尬。
2021年11月20日，年会如期举行，受到了广大科学家的一致好评，B站点击率也创下了历史新高，大手笔大制作，没有显示出任何的寒酸之气，这背后离不开组委会的精打细算，更离不开巨多小蜜蜂的默默付出，这是集体的智慧，也是科学家的骄傲。最后用许篙的一句话来结尾：如果回忆能发出声响，那么今天的蜻蜓振翅和雨前惊雷都归于你。
作者: 文心若水 时间: 2021-12-14 10:45
哈哈，手机点击支持，居然点到了“反对”帖子上啦！手误手误，还撤销不了，见谅见谅哈
作者: 秋语2020 时间: 2021-12-14 10:54
论坛老人也有出错的时候啊，哈哈
作者: 蒲松龄 时间: 2021-12-14 10:56
今年年会多彩，组织出彩，节目精彩
作者: 秋语2020 时间: 2021-12-14 10:59
最最勤劳的蜂后，最最精打细算的喜妹妹，没有你，我们年会不会如此完美。你是大大的功臣，必须点赞！
作者: 天天天蓝 时间: 2021-12-14 13:04
喜妹真是太能干了!佩服佩服!!大大的赞!!!
作者: 空气中有个谜 时间: 2021-12-14 13:34
这是集体的智慧，是团队合作的结果
作者: 空气中有个谜 时间: 2021-12-14 13:35
年会更离不开你们这群背后默默付出的科亲，是大家一起的努力成就了这场年会
作者: 20计-津-安 时间: 2021-12-14 17:04
看到喜妹此文，不得不再次感叹，在完美亮丽的年会幕后，有太多太多的科学家奔波的身影，无私的奉献！再次感动地道声“辛苦啦”！
作者: 徐木匠 时间: 2021-12-14 19:40
科学家，够拼的！
许嵩
竟然忘记把收货地址改为合肥了
作者: 开口便笑 时间: 2021-12-14 19:50
你的帖子已被中科大家长论坛微信公众平台采用，谢谢！
作者: 一口一乐 时间: 2021-12-14 21:50
我看用这个材料能评上中国好媳妇
作者: 一口一乐 时间: 2021-12-14 21:52
把年会办成校招生的前奏
我也是这么想的
大学家长会，唯科大一家
作者: 佛宝16 时间: 2021-12-14 23:55
年会的格调一年比一年高，科学家们都太厉害了！
作者: 空气中有个谜 时间: 2021-12-15 09:48
没关系没关系，肯定是看到新人帖太激动了
作者: 浮云游子 时间: 2021-12-15 10:43
空气中的谜底揭晓，原来是大名鼎鼎的喜妹，赞一个
作者: 铃儿响叮当 时间: 2021-12-15 11:08
感动于喜妹和众多可亲的倾情付出，谢谢您们！辛苦了！
作者: 张三 时间: 2021-12-15 13:20
真是不当家不知柴米油盐贵呀！
作者: 大路 时间: 2021-12-15 15:53
薄米之炊，精打细算，年会精彩，辛苦值得，给你大点个赞！
作者: 盈袖暗香 时间: 2021-12-15 16:19
文笔这么好，怎么只来论坛法律这一篇帖子呢
欢迎多来论坛发帖回帖哈
作者: 新月玲珑 时间: 2021-12-15 23:20
不会狡辩的财务不是合格的科学家啊
作者: 大路 时间: 2021-12-16 08:46
这种情况偶也遇到过
。
作者: 冰心蓉儿 时间: 2021-12-16 09:56
QQ群里认识了能说会道的喜妹，看完这贴又见识了精明能干的喜妹，大大的赞！
作者: 笑春风 时间: 2021-12-16 16:01
年会的成功，背后站着像你一样默默奉献的科学家
作者: 烟雨蒙蒙 时间: 2021-12-17 11:12
感谢四月天团队台前幕后的所有人员，此刻我想说：谢谢您！感谢有您！
作者: 菓菓 时间: 2021-12-17 13:08
本帖最后由 菓菓 于 2021-12-17 15:53 编辑
必须为智慧能干的科学家喜妹点赞！
喜妹处女贴！更要点赞！
精彩年会离不开幕后英雄们的付出！
作者: policeyjl 时间: 2021-12-17 13:54
今年年会多彩，组织出彩，节目精彩
作者: 古兰-离骚 时间: 2021-12-17 14:22
智慧与美貌並存的喜妹来了呀！科大第一好婆婆
作者: 闲庭漫步 时间: 2021-12-19 10:11
楼主真有才，辛苦了哈!欢迎常来论坛发帖分享！
作者: 鲤精2020 时间: 2021-12-19 19:55
这是最讨喜的女流氓了吧
作者: 空气中有个谜 时间: 2021-12-20 09:41
把小棉袄送科大来
作者: 空气中有个谜 时间: 2021-12-20 09:41
逼上梁山了
作者: 空气中有个谜 时间: 2021-12-20 09:42
一定一定，哈哈
作者: 闲庭漫步 时间: 2021-12-20 12:32
马上论坛版主招新，欢迎加入版主群哈
作者: 向阳花 时间: 2022-1-9 16:17
年会多彩，组织出彩，节目精彩
作者: 九峰岩 时间: 2022-1-11 09:17
点赞！感动！
作者: 愚人 时间: 2022-1-11 14:58
真是太不容易了，科学家们了不起
作者: 月朗云汐 时间: 2022-1-15 16:35
感谢科学家们无私付出，让我们的线上年会如此多姿多彩，每一个环节的内容都值得反复回看。
作为新科，加入科学家大家庭，真的太温暖了!
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