中国科学技术大学家长论坛第十六届年会财务管理细则

  受组委会委托，发布经多人参与讨论后制定、完善的《中国科学技术大学家长十六届论坛年会财务管理细则》，请组委会所有工作人员认真阅读并遵照执行，同时请各位参会家长予以监督。

中国科学技术大学家长论坛第十六届年会财务管理细则

第一章 总则

第一条 目的与依据

  为规范财务管理工作，保证财务工作的透明与高效，以确保家长论坛年会的顺利举办，特制定本细则，年会期间所有财务工作均依本细则执行。

第二条 适用范围

  本细则适用于所有在中国科学技术大学在读和已毕业学生的家长。原则上，每名学生家庭视为一个缴费单位。缴费为强制性，以确保活动预算的准确性和公平性，避免因部分家庭不缴费而增加其他家庭负担或导致活动质量缩水。

第三条 管理主体

  年会成立“财务管理工作小组”（以下简称“财务工作组”），财务工作组隶属于后勤组，由组委会直接监管。

第二章 费用筹集与标准

第四条 缴费标准与原则

  年会收入主要来源于参会人员缴纳的会务费和赞助商的赞助费。除特邀嘉宾外，所有参会家长（含组委会所有工作人员）均需按规定缴纳会务费。

1、标准制定：财务工作组根据年会初步活动方案编制初步预算，经组委会审议后，确定人均费用标准。以家庭为单位收取聚会费用，金额为240+150*（N-1）元（其中，N为家庭成员人数。）

2、公示：根据本财务管理细则，在论坛进行公示，公示期不少于3天。

第五条 缴费方式、时限与权益

1、缴费方式：采用线上支付方式，通过指定小程序报名并缴费，费用年会组委会后勤组统一收取，并由两名以上财务小组成员共同监管。

2、缴费时限：根据论坛公布的时间内完成缴费，逾期将不再接受报名申请。以举办场地容纳人数有上限，若在报名期间达到限制人数，则报名将立即截止，届时无法再进行报名。

第六条 参会者权益

1、报名截止时退款也将终止，因个人原因未能如约参加年会的家长，可在大群中转让自己的参会名额，并主动提供自己报名时的QQ名，接收者请记住转让者报名的QQ名，就餐餐位、抽奖及其他活动使用名单，凡使用名单的均以指定小程序报名为准，转让时名单不予更改，同时转让所有参会权益及义务。

2、成功完成报名并缴费的参会者，将享有（1）专属嘉宾证，作为年会正式嘉宾的身份凭证，会议期间凭证进出校园；（2）伴手礼，每位家庭报名者可获得一份年会定制伴手礼（每订单限一份）；（3）晚宴餐位，根据指定小程序报名人数确定专属的晚宴餐位。

第三章 资金管理与使用

第七条 资金保管

  所有筹集资金必须存入会务组指定收款人账户，财务工作组人员中两人或两人以上核对年费收入，确定无误后，由会务组指定收款人统一管理。

第八条 资金使用原则

1、根据实际情况支出，严禁坐支。

2、大额现金支出（500元以上），采用预算审批制。根据项目的预算，经相关职能小组组长及组委会负责人审批（微信、QQ审批截图即可，下同），由后勤组组长负责支出。项目终结后三日内，根据实际支出提供相应的支付截图、发票、收据等单据，多退少补。超预算支出部分，由后勤组组长报会长审批。

3、小额现金支出鼓励个人先行垫付，根据实际支出的单据，统一报销。凭证上需注明用途、经手人、证明人（或验收人）。

4、考虑年会举办期间各项工作的紧张程度，对于报销审批要求，可适度放宽。

第四章 物资管理

第九条 管理范围与原则

  年会物资主要来源于会务组购买、招办赞助和赞助商赞助的全部物资。物资管理遵循“谁经手，谁负责；账实相符，流程清晰”的原则。

第十条 物资保管与出库

1、所有物资由后勤组统一管理。后勤组指定专人负责物资的集中存放和保管，确保物资安全，防止丢失或损坏，并建立台账。先入库，再出库。

2、出库时物资管理人员核对会务组提供的出库清单出库，同时统计领用人、数量、用途、领用时间、批准人。特殊情况时，由后勤组组长或会长根据实际情况审批出库，严禁各志愿者私自处理物资。

第五章 财务监督与公示

第十一条 财务监督

1、资金的收支人员、记账人员、物资的采购人员、保管人员，人员各自管理，均不能重复。定期对账以确保账账、账实相符。

2、财务组从第一笔现金入账开始，每双周要向组委会上报账目收支情况。年会后15个工作日内，财务工作组必须完成全部财务决算，编制《中国科学技术大学家长论坛年会财务决算》。报告内容应包括：总收入金额、总支出、结余或超支金额。

第十二条 财务公示

  财务决算经组委会批准后，在论坛公开发布。

第六章 附则

  本细则自平台公示通过之日起生效。本届年会组委会拥有对其修改、最终解释权。

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